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O que são tipos de tarefas?
Em um ambiente de trabalho, seja ele pessoal ou corporativo, as tarefas são as unidades básicas que compõem um projeto ou uma rotina. Tipos de tarefas são categorias que classificam essas atividades de acordo com suas características, complexidade, objetivos e outras variáveis relevantes. Ao definir tipos de tarefas, é possível organizar melhor o trabalho, otimizar recursos e facilitar a comunicação entre os membros de uma equipe.
Benefícios da Classificação de Tarefas
- Melhora na organização: ao categorizar as tarefas, você cria um sistema estruturado que facilita a visualização do trabalho a ser realizado e o acompanhamento do progresso.
- Facilita a priorização: ao identificar os tipos de tarefas, é mais fácil determinar quais são as mais importantes e urgentes, permitindo que você aloque seus recursos de forma mais eficiente.
- Otimiza a alocação de recursos: cada tipo de tarefa pode exigir diferentes habilidades e recursos. Ao classificar as tarefas, você pode atribuí-las aos profissionais mais adequados, maximizando a produtividade.
- Melhora a comunicação: ao utilizar uma linguagem comum para descrever as tarefas, você facilita a comunicação entre os membros da equipe, evitando mal-entendido e garantindo que todos estejam alinhados em relação aos objetivos.
- Facilita a análise e o aprendizado: ao analisar os diferentes tipos de tarefas e seus resultados, você pode identificar padrões, otimizar processos e aprender com as experiências anteriores.
Tipos de Tarefas Comuns
Os tipos de tarefas podem variar conforme o contexto e a natureza do trabalho. No entanto, algumas classificações comuns incluem:
- Por complexidade: tarefas simples, tarefas complexas e projetos.
- Por prazo: tarefas urgentes, tarefas com prazo médio e tarefas com prazo longo.
- Por importância: tarefas críticas, tarefas importantes e tarefas secundárias.
- Por natureza: tarefas operacionais, tarefas estratégicas, tarefas criativas, etc.
- Por área de conhecimento: tarefas técnicas, tarefas administrativas, tarefas de vendas, etc.
A classificação de tarefas é uma ferramenta poderosa para melhorar a organização, a produtividade e a eficiência em qualquer ambiente de trabalho. Ao definir tipos de tarefas e utilizar um sistema de gestão de tarefas adequado, você pode otimizar seus processos, reduzir o estresse e alcançar melhores resultados.
Lembre-se: A escolha dos tipos de tarefas mais adequados para sua realidade depende das suas necessidades e objetivos específicos. O importante é encontrar um sistema que funcione para você e que permita que você organize seu trabalho eficientemente.
Para utilizar essa funcionalidade, devemos seguir os seguintes passos:
- Acessar o menu de Configurações > Tipos de Tarefa
2. Deverá clicar em Adicionar, para um novo registro:
3. Preencher as informações do nome da tarefa e definir uma cor para facilitar a identificação;
4. Após deverá clicar em Salvar;
5. Após o cadastro poderá editar ou excluir a tarefa:
Campos personalizados são ferramentas poderosas que permitem adaptar e ampliar as funcionalidades dos sistemas de gerenciamento de tarefas. Ao criar campos personalizados para tipos específicos de tarefas, você pode capturar informações adicionais e relevantes para cada tipo de atividade, tornando o gerenciamento de projetos mais eficiente e preciso.
Benefícios
- Personalização: adapte o sistema às suas necessidades específicas, capturando os dados mais importantes para cada tipo de tarefa.
- Organização: melhore a organização das informações, facilitando a busca e a filtragem de tarefas.
- Análise: crie relatórios mais detalhados e personalizados, permitindo uma análise mais profunda do desempenho das equipes e projetos.
- Comunicação: facilite a comunicação entre os membros da equipe, garantindo que todos tenham acesso às mesmas informações relevantes.
- Controle de qualidade: defina campos obrigatórios para garantir que todas as informações necessárias sejam coletadas antes da conclusão da tarefa.
Motivos para utilizar campos personalizados:
- Gerenciamento de projetos: capture informações específicas sobre cada projeto, como cliente, orçamento, prazo de entrega, etc.
- Gerenciamento de bugs: registre informações detalhadas sobre bugs, como tipo de bug, severidade, ambiente, etc.
- Gerenciamento de tarefas de marketing: acompanhe o desempenho de campanhas de marketing, como canal, público-alvo, ROI, etc.
- Gerenciamento de tarefas de desenvolvimento: capture informações técnicas sobre as tarefas de desenvolvimento, como tecnologias utilizadas, frameworks, etc.
Tipos de Campos Personalizados
- Lista suspensa: permite criar um campo com opções predefinidas, facilitando a seleção e garantindo a consistência dos dados.
- Anexos: permite anexar arquivos, como documentos, imagens ou planilhas, diretamente à tarefa.
- Texto livre: permite inserir qualquer tipo de texto, ideal para informações mais detalhadas e personalizadas.
Criando um Campo Personalizado
Ao criar um campo personalizado, você pode:
- Definir um nome: escolha um nome claro e conciso que descreva o propósito do campo.
- Adicionar uma dica de preenchimento: forneça uma breve explicação sobre o que deve ser preenchido no campo, facilitando o entendimento dos usuários.
- Tornar o campo obrigatório: marque a opção de obrigatoriedade para garantir que o campo seja preenchido antes da finalização da tarefa.
A seguir veja um passo a passo de como cadastrarmos os campos personalizados:
1. Clique em visualização de campos personalizados.
2. Deverá clicar em “+ Novo Campo Personalizado”
3. Preencher as informações, tais como e clicar em salvar:
- Nome
- Dica
- Obrigatoriedade para finalização
- Tipo de campo
- Anexos
- Lista suspensa
- Texto Livre
4. Após o cadastro podemos realizar alterações ou desabilitarmos o campo personalizado.
Ao realizarmos a criação de tarefa no ticket podemos informar os seguintes campos:
- Tipo de tarefa
- Descrição
- Responsável
- Esforço
- Data limite
Quando selecionamos um tipo de tarefa, será automaticamente demonstrado os campos personalizados que estão configurados para o tipo de tarefa, com o informativo de dica do campo e a obrigatoriedade para finalização da tarefa na cor vermelha.
Após preenchermos as informações podemos visualizar as tarefas com os dados preenchidos e com a cor de tag configurada para o tipo de tarefa.
