Bem-vindo ao centro de comando do seu Acelerato! A tela de Configurações Gerais é o coração do sistema, o local onde você transforma uma ferramenta poderosa em sua ferramenta, moldada para os fluxos de trabalho, regras e cultura da sua equipe. Dominar estas opções é o segredo para automatizar processos, otimizar a comunicação e garantir que o Acelerato trabalhe inteligentemente para você.
Este guia foi totalmente reestruturado para ser seu manual de referência definitivo, detalhando cada opção para que você possa extrair o máximo de desempenho e personalização.
Permissão Necessária: Somente usuários com o perfil de Administrador ou com permissões customizadas de acesso às configurações gerais podem visualizar e modificar estas opções.
Principais Benefícios de uma Configuração Otimizada.
Antes de mergulhar nos detalhes, entenda o que você ganha ao ajustar o sistema às suas necessidades:
- Eficiência e Automação: Reduza cliques e tarefas manuais. Deixe que o Acelerato trabalhe por você, desde arquivar tickets antigos até garantir que comentários importantes cheguem às pessoas certas.
- Padronização e Consistência: Garanta que todos na equipe sigam os mesmos processos, utilizando os workflows corretos e mantendo a comunicação alinhada.
- Controle e Segurança: Defina com precisão o que cada tipo de usuário pode fazer, desde editar um comentário até finalizar um ticket, garantindo a integridade dos seus processos.
- Comunicação sem Falhas: Configure regras que eliminam ruídos e garantem que a informação flua de forma transparente entre equipes e com seus clientes.
A tela é organizada em abas para facilitar a navegação. Vamos começar detalhando todas as opções disponíveis na aba principal: “Gerais”.
Esta configuração padroniza como sua equipe mede o esforço necessário para concluir uma demanda, sendo a base para um planejamento de projetos mais previsível e realista.
Principais Benefícios:
- Melhor Previsibilidade: Ajuda a prever prazos de entrega com mais precisão.
- Comunicação Alinhada: Cria uma linguagem comum sobre a complexidade das tarefas entre equipes técnicas e de negócios.
Define as opções disponíveis no campo Esforço, localizado na aba “Propriedades” de uma demanda.
- Funcionamento e Opções:
- P,M,G: Um método simplificado (Pequeno, Médio, Grande), ideal para estimativas rápidas.
- Planning Poker (Fibonacci): Utiliza valores numéricos (1, 2, 3, 5, 8…), permitindo uma avaliação de esforço mais detalhada.
Uma ferramenta de organização automática que mantém suas filas de trabalho limpas e focadas somente no que é relevante, movendo tickets finalizados para o arquivo após um período determinado.
Principais Benefícios:
- Foco no Ativo: Mantém as listas e painéis focados em tickets que ainda exigem ação.
- Melhor Desempenho: Reduz a carga de dados em consultas do dia a dia, melhorando a agilidade do sistema.
Define quando um ticket finalizado sairá das filas ativas e será movido para o status de “Arquivado”.
Funcionamento e Opções: Insira um número (ex: 3). Após um ticket ser finalizado, o sistema aguardará esse período e o arquivará automaticamente.
Oferece flexibilidade para gerenciar usuários atuam em múltiplos contextos, como consultores ou gestores que atendem diferentes clientes ou departamentos a partir de um único login.
Principais Benefícios:
- Gestão Centralizada: Evita a necessidade de criar múltiplos logins para um mesmo profissional.
- Visão Ampla: Permite que o usuário tenha uma visão consolidada dos tickets de todas as organizações às quais pertence.
Permite que um mesmo usuário possa ser solicitante ou responsável por tickets de diferentes organizações.
Opção: Sim/Não
Se marcado como Sim, o sistema exibirá o código de cadastro da organização e/ou do projeto ao lado de seus nomes em diversas telas, facilitando a identificação rápida.
Este conjunto de quatro configurações empodera seus clientes, dando a eles mais autonomia e controle sobre seus próprios tickets, melhorando a experiência e reduz a carga de trabalho da sua equipe.
Principais Benefícios:
- Aumento da Satisfação do Cliente: O cliente se sente no controle do seu próprio atendimento.
- Redução de Carga Operacional: Diminui a necessidade de intervenção da sua equipe para tarefas simples de gestão de tickets.
Impacto Direto no Ticket:
- Adicionar/Excluir Comentários: Controla se o cliente pode editar ou remover seus próprios comentários.
- Alterar Etapas: Permite que o cliente mova seu ticket entre etapas de início e fim (ex: reabrir um chamado).
- Editar Prioridade: Dá ao cliente a possibilidade de alterar a prioridade do seu ticket.
Garanta a padronização dos seus processos desde o primeiro clique. Esta configuração define qual regra o sistema deve seguir para atribuir o fluxo de trabalho correto a um novo ticket.
- Principais Benefícios:
- Consistência Processual: Assegura que tickets semelhantes sempre sigam as mesmas etapas.
- Redução de Erros: Minimiza a chance de um ticket ser criado no fluxo de trabalho errado.
Determina qual workflow (conjunto de etapas) será aplicado a um ticket no momento de sua criação.
- Funcionamento e Opções:
- Por Tipo de Ticket: O workflow é definido pelo tipo de ticket (ex: “Bug” segue o Workflow de Desenvolvimento).
- Por Categoria: O workflow é herdado da categoria selecionada.
Uma trava de segurança essencial para garantir que nenhum detalhe seja esquecido. Impede que um ticket principal seja encerrado se ainda houver sub tarefas em andamento.
Principais Benefícios:
- Garantia de Qualidade: Evita entregas incompletas.
- Visibilidade Completa: Força a conclusão de todo o escopo de trabalho antes do encerramento.
Impede que um ticket seja movido para uma etapa final se ele tiver sub tarefas que ainda não foram concluídas.
Uma regra para garantir foco e precisão no registro de tempo. Impede que um usuário tenha mais de um cronômetro (atuação) rodando ao mesmo tempo.
Principais Benefícios:
- Relatórios de Tempo Precisos: Evita a contagem de tempo duplicada ou incorreta.
- Estímulo ao Foco: Incentiva a equipe a trabalhar em uma tarefa de cada vez.
Afeta diretamente o recurso de “Atuação”. Se ativado (Sim), ao iniciar uma nova atuação, a anterior será automaticamente pausada.
Uma automação para evitar apontamentos incorretos causados por cronômetros esquecidos ligados da noite para o dia, garantindo a integridade dos seus relatórios.
Principais Benefícios:
- Dados Confiáveis: Garante que os relatórios de produtividade e faturamento sejam precisos.
- Redução de Retrabalho: Evita que gestores e usuários tenham que corrigir manualmente apontamentos longos e incorretos.
Quando ativada, esta regra pausa automaticamente as atuações que estiverem em andamento no final do dia.
Este conjunto de configurações oferece um equilíbrio entre flexibilidade para os usuários corrigirem seus apontamentos e controle para os gestores manterem a integridade dos dados.
Principais Benefícios:
- Autonomia para o Usuário: Permite que a equipe corrija esquecimentos ou erros sem depender de um administrador.
- Controle Gerencial: O limite de dias impede alterações em períodos já fechados ou faturados.
Permite que os usuários criem ou editem apontamentos de horas em datas passadas, mas somente no limite de dias que você definir.
Automatiza o cálculo do valor financeiro dos apontamentos, uma configuração crucial para empresas que faturam por hora ou que fazem gestão de centros de custo.
Principais Benefícios:
- Consistência no Faturamento: Garante que o mesmo critério de valor seja aplicado a todos os apontamentos.
- Redução de Erros Manuais: Elimina a necessidade de calcular o valor de cada apontamento individualmente.
Define se o valor/hora de um apontamento será puxado automaticamente do cadastro da Organização do ticket ou do cadastro do Usuário que fez o apontamento.
Um sistema de governança para gestores. Permite que apontamentos que se enquadrem em regras de exceção (como horas extras) passem por uma aprovação antes de serem validados.
Principais Benefícios:
- Controle de Custos: Permite ao gestor aprovar ou reprovar horas extras antes que impactem o faturamento, ou a folha de pagamento.
- Transparência: Cria um processo claro para a validação de horas excepcionais.
Quando ativadas, essas regras enviam automaticamente para um fluxo de moderação os apontamentos feitos fora do horário de trabalho ou que excedam o limite de horas diárias definido.
Uma configuração de segurança para garantir que nenhum pedido de aprovação de apontamento fique “órfão” no sistema.
Principais Benefícios:
- Garante a Responsabilidade: Assegura que sempre haverá um aprovador designado.
- Evita Gargalos: Impede que apontamentos fiquem pendentes indefinidamente por falta de um moderador.
Define um usuário “padrão” que receberá as solicitações de moderação de apontamentos de usuários que não pertencem a uma equipe com um moderador específico.
Facilita a colaboração e a atribuição de responsabilidades em cenários onde o trabalho em um ticket é compartilhado por um grupo, e não por um único indivíduo.
Principais Benefícios:
- Propriedade Clara: Deixa explícito qual equipe é responsável pelo ticket.
- Melhora a Visibilidade: Todos os membros da equipe vinculada podem acompanhar o andamento do ticket facilmente.
Quando Ativado, um campo para vincular equipes aparecerá nas propriedades do chamado.
Uma melhoria de usabilidade que simplifica a classificação de tickets em sistemas com uma estrutura de categorias complexa e hierárquica.
Principais Benefícios:
- Melhor Experiência do Usuário: Torna a navegação entre categorias muito mais rápida e intuitiva.
- Classificação Precisa: Ajuda os usuários a encontrar a categoria correta, melhorando a qualidade dos dados para relatórios.
Se Ativado, o campo de Categoria mostrará os níveis aninhados (ex: Suporte > Hardware > Impressoras).
Essa é uma configuração poderosa para automatizar a comunicação entre equipes. Em vez de você precisar se lembrar de replicar um comentário importante, o Acelerato faz isso por você, eliminando o esquecimento e garantindo que todos os envolvidos estejam sempre na mesma página.
Benefícios Inovadores que Impulsionam Seus Tickets.
- Eficiência Operacional:
- Menos cliques, mais agilidade: reduz a necessidade de uma ação manual a cada comentário, tornando o processo de comunicação mais rápido e fluido.
- Fim do esquecimento: minimiza o erro humano ao tornar a replicação de comentários o comportamento padrão, e não a exceção.
- Controle Absoluto:
- Configuração centralizada: administradores definem o comportamento padrão para toda a operação, garantindo consistência.
- Flexibilidade por tipo de ticket: aplique a regra de replicação automática somente para as espécies de tickets que fazem sentido para o seu fluxo.
- Confiabilidade e Precisão nos Dados:
- Comunicação sem ruídos: garante que informações vitais sejam compartilhadas instantaneamente com as equipes que trabalham em tickets vinculados.
- Auditoria completa: todas as ações de replicação são registradas nos logs dos tickets, oferecendo um histórico claro de comunicação.
Como funciona:
- Selecione as espécies de ticket para as quais a regra deve valer (ex: Chamado, Demanda, Ideia Confidencial).
- Ao comentar em um ticket de uma espécie configurada, a caixa de seleção “Replicar comentário nos tickets vinculados” já estará marcada por padrão.
- O usuário ainda pode desmarcar manualmente, caso o comentário seja somente para o ticket atual.
